Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

RattenMonitor Nederland (RMN) is een initiatief van Nika Service B.V.

Nika Service B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen RattenMonitor Nederland en bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonsgegevens binnen RMN worden verwerkt.

RMN is opgezet met als doel vrijwillige registratie van bestreden en gedode ratten mogelijk te maken en de verzamelde gegevens op geaggregeerd niveau inzichtelijk te maken.

Bij de inrichting van RMN wordt geprobeerd zo min mogelijk persoonsgegevens te verwerken.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van de manier waarop RMN wordt gebruikt, kunnen onder andere worden verwerkt:

RMN registreert bij rattenregistraties bewust geen exacte locatie, adresgegevens of gegevens van opdrachtgevers.

3. Accountaanvraag en account

Voor het aanvragen en beheren van een account worden naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, opgegeven opleidingsgegevens en de inhoud van de aanvraag verwerkt.

Deze gegevens worden gebruikt om te beoordelen of toegang tot RMN kan worden verleend, het account te beheren en met de gebruiker te communiceren.

Een goedgekeurde gebruiker krijgt een persoonlijk account.

Afgewezen accountaanvragen worden niet onbeperkt bewaard. Het uitgangspunt is een bewaartermijn van maximaal drie maanden na afwijzing, tenzij er een concrete reden bestaat om gegevens tijdelijk langer te bewaren.

Een afgewezen aanvrager kan later opnieuw een account aanvragen.

4. Rattenregistraties

Bij een rattenregistratie worden gegevens opgeslagen die noodzakelijk zijn voor de statistische doelstelling van RMN.

Dit betreft onder andere:

Exacte locaties, adressen en gegevens van opdrachtgevers worden niet geregistreerd.

5. Gekoppeld of anoniem registreren

Bij iedere nieuwe registratie kiest de gebruiker of de registratie gekoppeld of anoniem wordt opgeslagen.

Een gekoppelde registratie is gepseudonimiseerd:

Een anonieme registratie:

Algemene technische server- en beveiligingslogs staan los van de registratie en worden niet gebruikt om een anonieme rattenregistratie alsnog aan een gebruiker te koppelen.

Zowel gekoppelde als anonieme registraties tellen mee in geaggregeerde openbare statistieken. Testregistraties zijn uitgesloten.

Testaccounts kunnen uitsluitend gekoppeld registreren.

6. Persoonlijke en openbare statistieken

Gekoppelde registraties kunnen worden gebruikt voor persoonlijke statistieken van de betreffende gebruiker.

Persoonlijke statistieken zijn uitsluitend toegankelijk via het eigen account of met een persoonlijk API-token voor dat account.

Gebruikers hebben geen toegang tot persoonlijke statistieken of persoonsgegevens van andere gebruikers.

Openbare statistieken worden geaggregeerd weergegeven en zijn bedoeld om inzicht te geven in de binnen RMN geregistreerde bestrijding zonder individuele bestrijders zichtbaar te maken.

7. API en gegevensuitwisseling

RattenMonitor Nederland kan gegevens beschikbaar stellen via een Application Programming Interface (API).

Via openbare API-functies worden uitsluitend gegevens beschikbaar gesteld die bedoeld zijn voor openbare of geaggregeerde publicatie.

De API is niet bedoeld om persoonsgegevens, persoonlijke statistieken, accountgegevens of andere gegevens waarmee individuele bestrijders kunnen worden geïdentificeerd openbaar beschikbaar te maken.

Wanneer voor API-functies authenticatie of een toegangstoken vereist is, kunnen technische gegevens over het gebruik van de API worden verwerkt, bijvoorbeeld:

Deze gegevens mogen worden gebruikt voor:

API-toegang is beperkt tot de gegevens waarvoor die toegang bedoeld is. De beveiligde persoonlijke API geeft met een geldig persoonlijk API-token alleen eigen statistieken terug op basis van gekoppelde productieregistraties. Anonieme registraties, testregistraties en registraties van andere gebruikers zijn uitgesloten. API-toegang geeft geen recht op persoonsgegevens of andere niet-openbare gegevens buiten die toegestane toegang.

Wanneer de API in de toekomst wordt uitgebreid of andere categorieën gegevens beschikbaar stelt, wordt opnieuw beoordeeld welke gevolgen dit heeft voor privacy en gegevensbescherming.

8. Pilotfeedback

Ingelogde deelnemers in pilotmodus kunnen feedback geven over RMN.

Daarbij kunnen scores, opmerkingen en optionele toestemming om naar aanleiding van de feedback contact op te nemen worden opgeslagen.

Bij definitieve beëindiging van een account worden alle vrije feedbackteksten gewist, wordt de gebruikerskoppeling verwijderd en vervalt de toestemming om contact op te nemen. Scores en de gestructureerde paginakeuze blijven behouden voor evaluatie van RMN.

9. Technische gegevens en beveiligingslogs

Voor technisch functioneren en beveiliging kunnen technische gegevens worden verwerkt, waaronder IP-adressen, tijdstippen, serverlogs en beveiligingsinformatie.

Deze gegevens mogen worden gebruikt voor:

Technische loggegevens worden niet gebruikt om openbare gebruikersprofielen op te bouwen of anonieme rattenregistraties alsnog aan individuele gebruikers te koppelen.

Technische gegevens worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk voor beveiliging, foutopsporing en technisch beheer.

10. Cookies en bezoekersstatistieken

RMN kan technisch noodzakelijke cookies gebruiken voor bijvoorbeeld inloggen, sessiebeheer en beveiliging.

Bij de start worden geen tracking- of marketingcookies gebruikt.

Wanneer in de toekomst bezoekersstatistieken, analysefuncties of andere niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt, wordt de privacyverklaring daarop aangepast.

Wanneer wettelijk vereist wordt vooraf toestemming gevraagd.

11. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt voor het functioneren, beheren en beveiligen van RMN.

Daaronder vallen:

RMN probeert niet meer persoonsgegevens te verwerken dan hiervoor noodzakelijk is.

12. Bewaartermijnen en inactieve accounts

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Voor afgewezen accountaanvragen geldt als uitgangspunt maximaal drie maanden na afwijzing.

Persoonsgegevens van gebruikers worden in beginsel bewaard zolang het account actief is en de gegevens noodzakelijk zijn voor het functioneren en beheren van het account.

Langdurig niet inloggen leidt niet automatisch tot verwijdering van een account. Na drie kalendermaanden zonder login kan hiervan wel een signaal aan de beheerder worden gegeven.

Een account kan door een beheerder, met opgave van een reden, op inactief worden gezet.

Vanaf dat moment:

Wanneer een account twaalf volledige kalendermaanden inactief is, wordt geprobeerd de gebruiker per e-mail te waarschuwen.

In deze waarschuwing wordt aangegeven dat heractivering via de beheerder mogelijk is en dat persoonsgegevens na het verstrijken van de bewaartermijn worden verwijderd of geanonimiseerd.

Definitieve automatische beëindiging vindt niet eerder plaats dan nadat:

Wanneer de waarschuwing later wordt verzonden, schuift het moment van beëindiging op zodat minimaal één kalendermaand reactietijd overblijft.

Wanneer de waarschuwing niet succesvol kan worden verzonden, vindt geen automatische beëindiging plaats en is menselijke opvolging noodzakelijk.

Automatische controle en verwerking vinden alleen plaats wanneer de periodieke accountcontrole wordt uitgevoerd.

Een beheerder kan een inactief account daarnaast handmatig definitief beëindigen met expliciete bevestiging.

13. Account verwijderen en anonimiseren

Bij definitieve beëindiging worden onder andere verwijderd:

De koppeling tussen gebruiker en registratie-identiteit wordt verwijderd.

De registratie-identiteit en historische rattenregistraties kunnen behouden blijven wanneer deze niet meer naar de voormalige gebruiker kunnen worden herleid.

Anonieme registraties blijven ongewijzigd.

Openbare historische statistieken kunnen behouden blijven.

Auditinformatie die noodzakelijk is voor beheer, beveiliging of verantwoording kan behouden blijven, waarbij verwijzingen naar de verwijderde gebruiker en persoonlijke statusinformatie waar mogelijk worden verwijderd of geanonimiseerd.

14. Met wie delen we persoonsgegevens?

RMN verkoopt persoonsgegevens van gebruikers niet.

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor het functioneren van RMN, wanneer er een wettelijke verplichting bestaat of wanneer hiervoor een andere geldige grondslag bestaat.

Voor technische dienstverlening kunnen externe leveranciers worden ingezet.

Deze partijen krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening.

15. Hosting en e-mail

Voor hosting, technische infrastructuur en e-mail maakt RMN gebruik van diensten van STRATO.

Hierdoor kunnen gegevens technisch op systemen van STRATO worden verwerkt, bijvoorbeeld voor:

Waar noodzakelijk worden passende afspraken gemaakt over verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

16. Beveiliging

RMN neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of ongewenste wijziging.

Bij ontwikkeling en beheer van RMN wordt rekening gehouden met beveiliging en privacy.

Geen enkel computersysteem kan absolute beveiliging garanderen.

17. Rechten van gebruikers

Gebruikers kunnen, voor zover de toepasselijke privacyregelgeving daarin voorziet, verzoeken om:

Niet ieder verzoek betekent automatisch dat alle gegevens kunnen of moeten worden verwijderd.

Gegevens die daadwerkelijk zijn geanonimiseerd en niet meer tot een persoon kunnen worden herleid, zijn geen persoonsgegevens van de voormalige gebruiker meer.

Bij een verzoek kan RMN vragen om voldoende informatie om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

18. Overdracht of beëindiging van RattenMonitor Nederland

RMN kan in de toekomst worden voortgezet door een andere beheerder of geheel of gedeeltelijk worden overgedragen.

Overdracht van platform, software, domeinnaam of andere onderdelen van RMN betekent niet automatisch dat persoonsgegevens worden overgedragen.

Bij een eventuele overdracht wordt afzonderlijk beoordeeld:

Daarbij wordt rekening gehouden met de toepasselijke privacyregels, het oorspronkelijke doel van RMN en de belangen en privacy van gebruikers.

Wanneer RMN wordt beëindigd zonder voortzetting door een andere beheerder, wordt beoordeeld welke persoonsgegevens moeten worden verwijderd.

Geanonimiseerde statistische gegevens en registraties die niet meer tot personen kunnen worden herleid, kunnen behouden blijven.

19. Wijzigingen van deze privacyverklaring

RMN kan de privacyverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, technische inrichting, gebruikte leveranciers of toepasselijke regelgeving verandert.

De actuele versie wordt via RMN beschikbaar gesteld.

Bij belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de verwerking van persoonsgegevens kunnen gebruikers aanvullend worden geïnformeerd.

20. Contact

Voor vragen over privacy, persoonsgegevens of privacyrechten kan contact worden opgenomen met RattenMonitor Nederland / Nika Service B.V. via de contactmogelijkheden op de website.